Les pièces du marché manquent souvent de précisions, entraînant des conflits sur ce qui doit être pris en charge par le compte prorata. Les retards de paiement des entreprises au gestionnaire compliquent également les relations.

Au démarrage du chantier, le gestionnaire n’a pas de lien contractuel avec les autres entreprises. La convention sert à créer ce lien et à préciser les règles de gestion. Elle est souvent accompagnée d’un budget prévisionnel.

Plusieurs bonnes pratiques : faire valider la convention au début du chantier, constituer un fonds de roulement, suivre le solde du compte prorata pour envoyer de nouveaux appels de fonds avant qu’il ne soit négatif, solliciter le Maître d’ouvrage et le Maître d’œuvre dès qu’un retard de règlement est constaté.

Quand le compte prorata ne fonctionne pas bien, cela impacte la qualité du chantier : propreté, sécurité, retards, pertes de temps... En intégrant la convention de gestion dans le DCE et en organisant les flux financiers du compte prorata, les Maîtres d’ouvrage et Maîtres d’œuvre peuvent réduire ces tensions.

Le montant du compte prorata s’exprime souvent en % de l’opération. Son montant dépend de la rédaction des documents du marché, des conditions climatiques, du comportement des entreprises… Le compte prorata est fréquemment compris entre 1 et 2,5% du montant de chaque lot, mais cette règle n’est pas absolue.

Norme NF P03-001 : "Dans le cas où une dépense d'intérêt commun ne peut être imputée à un entrepreneur déterminé́, elle est portée au débit du compte prorata." Le compte interentreprises n’est défini par aucun texte normatif. Il permet de gérer les dépenses engagées par une entreprise, le Maître d’ouvrage ou le Maître d’œuvre pour le compte d’une ou plusieurs entreprises déterminées. Quelques exemples : frais de levage, réparations suite à dégradations causées par plusieurs entreprises, préchauffage... La confusion vient de la convention de gestion, appelée dans certains marchés "convention interentreprises".